【スタッフ参加報告】VUI LT! IoTLTスピンオフ企画 at LINEの運営裏側
昨日（日付としては今日）に「VUI LT! IoTLTスピンオフ企画 at LINE」の参加ブログを書きましたが、スタッフ参加していたのでスタッフとして何をしたのよってのを記しておきます。 個人的にあんまり運営側のブログってみたことないし。
昨日の参加記事はこちら。
スタッフってなにすんのよ
個人的な経験だと勉強会関連のスタッフ（運営）がやることはだいたいこのあたり
・会場選び
・スポンサーさんや会場提供者と打ち合わせ
・Webページ作成&告知
・受付
・参加者誘導
・看板とか案内板の作成、設置
・会場設営、撤収作業
・入館証とかセキュティまわり
・プロジェクタ準備
・懇親会があればセッティング、ゴミの片づけ
・本番で運営役として挨拶とか
・LTがあるとタイムキーパー
・LTで時間になったら銅鑼を鳴らす
これくらいかな？
今回なにしてたのよ
僕はノリと勢いでスタッフをやらせてもらったので、 SmartHacks社の山本さんおよびLINE社の立花さん等の指揮のもと以下のことをやってました。
・参加者誘導 ※当日不要になった
・案内板の作成、設置
・会場設営、懇親会の片づけ、撤収作業
・タイムキーパー ※当日いきなりやることになった
・入館証とかセキュティまわり
今回やったことをそれぞれ具体的に
案内板の作成、設置
会場案内用の看板なり、誘導用の矢印なり、そこらへんは株式会社SmartHacksの山本さんが会場提供のスポンサーのLINE社と事前に打ち合わせしておいたっぽくて紙はすでに山本さんが用意なさってました。
なので、それを立て看板に貼り付けて、指定の場所に設置しました。
会場はこちらですとか、トイレはこちらですとか。
意外と今回の看板は物理的重要が重かった・・ｗ
あとはあのビルの入口の受付用の机と椅子の設置をしました。
会場設営、懇親会の片づけ、撤収作業
■会場の設営
会場は僕らの参加イベントの前に使用している別のイベントがあって、それが終わるのを待ってる間に、先の看板系の作業をしてました。
先にやっていたイベントが終わったら、会場設営開始。
LINE社の会場、ひろーーーいと思ったんですけど、あれ実は動くパーティションで区切られていて、他の会場でもやったことあるんですけど、壁となるパーティションのロックを外すと動かせる仕組み。
なので、LINE社の方に壁パーティションのロックを外してもらってから、会場を広くするために壁パーティションの位置をみんなでスライド移動させました。
会場のスペースが確保できたら、机、椅子の配置が始まります。
机と椅子をとにかく並べまくる。
今回、参加者枠が180人あり、それプラス関係者とかを加算すると約200人となります。
ともかくみんなで机と椅子をセッティングして、なるべくキレイに並べる。
■懇親会の片づけ
今回は懇親会会場が同じ広い会議室でした。
ともかく発表が全員終わったら、懇親会参加者全員で机と椅子を会場の前方に移動して、後方のスペースをあけて、そこで懇親会実施。
懇親会が一通り終わったら、いよいよ撤収作業です。
残った食事や飲み残しの飲料の処分。その後、ゴミを分別してゴミ袋に捨てる。
■撤収作業
僕はWifiの設定情報が壁に貼ってあったままだったのを気づいたので、LINEさんに今回だけのWifiの設定であることを確認して、設定情報の紙をはがしてテープと紙を分別してゴミ袋へ。
そしたら、会場の前方によせていた机と椅子を元にもどす。
会場の机の列数が決まっていたのでそれに合わせて、机の間の歩行用スペースをあけるように並べていく。
ひとまず1列つくってから、それに合わせる方式を今回提案したら、それでGOになりました。
その後は微調整してキレイに並べる。
あとはあまったお菓子とか飲み物とかをもらう。
ハッピーターンを2袋もらいましたｗ
入館証とかセキュティまわり
今回の会場は参加者が入館証のカードを受付で付与、退去時に必ず返却という条件がありました。
入館証はそれぞれ個別のナンバーがついているので、スタッフみんなでソートして10枚ごとにまとめる。
ええ、はい、200人分です。
途中で1枚ないんじゃないか騒ぎがあったけど、無事に全部そろってた。
タイムキーパー
本来、僕は受付から会場のエレベータ誘導係の予定だったけど、看板ができたので不要になりました。そしたら「LTだからタイムキーパーが必要だよね」ってなって、急遽それをやることに。
タイムキーパーの準備を何もしてなかったので、ぐぐってそれっぽいツールを使いました。
今回のLTでつかったタイムキーパーのツール（サイト）はこちら
スマートスピーカーの勉強会なんだから、スマートスピーカーで5分計ろうよって話もあったんだけど、それだと発表者が残り時間がわからんという問題が発生したので上記ツールを僕のPCで使って、音量MAXにして登壇者に見えるように最前列にいたわけです。
一般参加者からすると、その場で登壇者が「クローバ、5分のタイマーをセットして」と言ってスタートしていましたが、実は僕は残り時間をこっそり表示していた次第です。
本当は1分前とかに音を鳴らしたりしたかったんだけどねぇ・・
ベルを持ち歩くしか対策がないのだろうか。
ちなみに、会場のWifiが混雑してタイムキーパーできなくなるのは避けたかったので、自分のスマホでテザリングしてました。
撤収終わった後
全部の撤収作業が終わって、お疲れ様ーとなったのが23時15分くらい。
そしたら登壇者数名が近くで飲んでるということで、顔出しな感じで参加して、終電1本前にギリギリ乗って帰宅。
反省点
●電源タップ（延長コード）
ご自由にご利用くださいになってたんだけど、あれは事前に会場に張り巡らせておくべきだったなぁ。
●会場設営前の会場風景の写真撮影
これ以前、遭遇してたんだけど、やるの忘れてた・・・
これをやっておくと、会場の机とか椅子とかを元に戻すとき、最初のレイアウトはどんなのだったっけ？ってのが確認できる。
総括
イベントスタッフがキレイに設置、キレイに撤収をしないと、スポンサー様から出禁になる場合があったりなかったりするので、それは本当に気をつけた。 机や椅子の配置はもちろんだけど、特にセキュティカードとかWifiの設定を残しちゃうとか、そこらへん。
200人規模のイベントスタッフってなかなかできないので、参加してとてもいい経験になった。
当初5~7人くらいでまわしてたんだけど、いろいろあって数名途中で離脱したり、一方で、「自分も撤収手伝います！」な人もいたり。
なんだかんだ終わってみると楽しかった。
念のため、明記しておきますが、少なくとも今回は無償ボランティアです。
というか、たいていボランティアなんじゃないかな。
ただ、お金じゃないものをたくさん得られます。
スタッフやったからこそ気づけることもあるし、やってよかったなぁ。
勉強会のスタッフをやったことない方は、文化祭なノリで一度やってみてもいいと思います。
どうしたらスタッフになれるの？って方は、自分でイベントを開催してもいいし、スマートスピーカー関連ならSmartHacks社に一言連絡してみるのもありかも。
