【運営報告】ハンズオン&もくもく会の準備から当日講師までやって得たこと
昨日は以下のイベントがありました。
関係者の方々、参加なさってくれた方々、参加表明をしてくれたけれどあいにく都合がつかなくなってしまった方々。
みなさん、ありがとうございました。
本件の運営、準備、当日の講師（サブではありますが）を実施したので、そこで得たことを記載しておきます。
事前準備
やりたいね。
いつやろうか。
という段階になったので、Google Driveに共有用スプレッドシートを設置。
いつまでに何を誰がやるのか、どういう費用がかかるのか、5W2Hを意識するような記述にして管理することにしました。
認識誤差が一番怖いのと情報の交通整理が重要です。
LINE社さんのイベントということで、LINE社の関係者とLINEグループを作成しました。
どのチャットツールでもそうですが、やはり情報が流れて行ってしまうので、スプレッドシートにまとめておくことは正解でした。
※
別にスプレッドシートでなくても良いですが、導入コストが低く、暗黙知を共有知にすることが重要です。
なんのためのイベントなのかを決める
イベントをやるなら何のためにやるのかを関係者と決めます。
・スマートスピーカーもくもく会は毎月やっているので今月もやるならどうするか。
・LINE社さんしてもClovaや開催中のブートアワード広めたい。
ハッカソンとなると、初心者へのハードルが高すぎる。
もくもく会だと参加者のレベルがあがるとも限らない。
ハンズオンとなると、講師陣の技術力が高く求められる。
これらから考えて、今回は初心者のレベルをあげるハンズオンがベース、
けれどLINE社の関係者にも参加なさっていただき、会場でもくもくしてもらうことも可能という珍しいハイブリッド形式となりました。
以上から、イベントのゴールは参加者がサンプルのClovaスキルを作成できるところまで持っていくこととなりました。
会場探し
結果的にLINE社管轄の会場で実施できたのですが、会場をどこにするかはとても重要でした。
ハンズオンを兼ねるとなると、大人数はスタッフ陣の負荷、会場の電源やネットワーク環境が重要になります。
今回は都内実施を前提に会場探し、大学での実施はできるかなど、いろいろなチャレンジをしました。
特に大学でイベントをやると、大学によると思いますが「めっちゃお金とられる」ことがわかりました。
少なくとも僕の出身校の場合は、なかなかなお値段でした。
また、大学の問い合わせフォームから正面突破しようとすると、返答がめっちゃ遅かった。
なので、親交のあった教授とも話し合ってました。
「最初に私に言ってくれればよかったのに～」
と教授からお返事をいただきました。
少なくとも今回に関してはそうすべき案件でした。
会場下見でのチェックリストを作成する
上記でも触れましたが、イベントを開催するにあたり、会場の下見が必要になります。
なので、イベント経験者を集めて過去の知見をもとに、イベント会場で何ができて何ができないか、飲食物の扱いなどなどを事前に定義していきます。
当日より前に現地会場を訪れて、電源確保のためにタップの扱いをどうするか、当日、ドリンクなどを搬入するにはどうすればいいかなどを決めていきます。
もちろん、PCからスクリーンに投影できるか、音がでるかなどの登壇が問題なくできるかも確認します。
資料作成
今回の資料はLINE社さんがもともと作られていたこと、そこにメイン講師である今城さんが大変丁寧にアレンジしておりました。
資料作成後に、資料の通りにハンズオン内容を僕自身で0から試してハンズオンで引っ掛かりそうな個所を確認。
1件、盲点があったのが
LINE社さん、およびメイン講師がどちらもMacユーザーであったこと。
僕はWindowsユーザーであったため、Windowsだからこそ、環境変数まわりでつまずくポイントがありました。
それを事前に発見できたのは本当にラッキーでした。
当日本番でここで引っ掛かる方がいるとかなり大変だったはず。
なるべく、想定参加者の環境には気を付けるべきだと気付けることができました。
当日対応
下見が終わって、当日の流れを作成します。
今回はメイン登壇者、LINE社が基本的に話すこととし、他のスタッフ陣で話すことがあれば都度。
それとLT希望者がいたので、そちらも実施しました。
資料および登壇がものすごく丁寧でわかりやすかったこともあり、大きくつまずく方は少なかったです。
・Heroku
・ツールのGUI操作
で、ある程度引っ掛かる方がいることは想定していたので、対応が迅速にできました。
技術サポートメンバーが、LINE社さんを含めて5人確保できたことも大きいです。
もくもく会でもあったので、やはりかなり踏み込んだ方もいらっしゃいました。
そこはもうLINE社の方に対応をお願いしました。
やってみて得たこと
仕事をする上での5W2Hは本当に重要。
イベント実施も同じでした。
早期にスプレッドシートでまとめておけたことはかなり良かったです。
誰が何をいつまでにやるかを明記しておくことで行動できますし、それをやった上でも前日・当日に「アレってどうなんだっけ」が発生するので事前準備はできる限りやっておいた方が良いです。
また、当日対応については、今回は資料がかなり良かったこともあり技術的につまずく人が少なく、サポート負荷を低くできました。
現在、関係者で今回のイベントをやって得た経験を共有しはじめている状態です。
イベント実施のノウハウや、スタッフをやったからこそ得られた経験は蓄積していって、
ある程度まとまったらネット上に公開することで、今後、日本でのイベント実施をする様々な方々が少しでもスムーズになればいいと願っています。
最後に
めっちゃこれ大変じゃねーか
とかも正直あったのですが、やってみて本当に良かったです。
そして、めっちゃ大変だったことは、共有知として公開していくことができれば、
世の中のイベント運営者の負荷が減って、参加者もスタッフもイベントを楽しみやすくなれればと思います。
